Mitä yrityksen puhehenkilönä toimiminen mediassa tarkoittaa?

Kun teemme asiakkaillemme viestintää, kysymme aina, onko organisaatiossa määritetty nimettyjä puhehenkilöitä, jotka edustavat yritystä mediassa. Usein puhehenkilöt löytyvät, mutta välillä yllättää, ettei nimettyjä puhehenkilöitä ole mietitty lainkaan. Tämä on yleistä etenkin yrityksissä, joissa mediaviestintää ei ole juurikaan aiemmin tehty. Tässä kirjoituksessa asiantuntijamme kertoo, mitä puhehenkilönä toimiminen tarkoittaa, millainen on hyvä puhehenkilö mediassa ja miten puhehenkilönä voi kehittyä.

Puhehenkilö on yrityksen kasvot, ääni ja usein myös se henkilö, jonka kautta asiakkaat, työntekijät, sijoittajat ja muut sidosryhmät muodostavat käsityksensä koko organisaatiosta. Puhehenkilö toimii usein yhtiön edustajana myös muissa tilanteissa kuin median haastatteluissa, kuten erilaisissa sidosryhmätilaisuuksissa. Tässä kirjoituksessa keskitytään kuitenkin siihen, mitä puhehenkilönä toimiminen ansaitun median haastattelutilanteissa tarkoittaa.

Onnistunut mediassa esiintyminen voi vahvistaa yrityksen mainetta, luottamusta sekä vaikuttavuutta merkittävästi. Strategisesti toteutettu PR- ja mediaviestintä ja sitä kautta saavutettu säännöllinen medianäkyvyys on myös keino rakentaa ajatusjohtajuutta, jolla yritys voi erottautua kilpailijoistaan. Samalla se on maineenhallinnan työkalu.

Haastattelu on aina mahdollisuus tuoda yrityksen omia viestejä ja arvoja esille sekä määrittää itse, millaisessa valossa yritys näkyy.

Onnistunut PR, kuten puhehenkilön taitava esiintyminen mediassa, luo yrityksen ylle niin sanotun positiivisten viestien sateenvarjon, joka suojaa mahdollisissa mainehaittatilanteissa. Myönteisen medianäkyvyyden kautta saavutetusta tunnettuudesta on usein kohun keskellä apua ja mainehaitta jää huomattavasti vähäisemmäksi.

Millainen on hyvä puhehenkilö?

Hyvä puhehenkilö ei välttämättä ole puheliain, kokenein tai median eniten käyttämä asiantuntija. Usein parhaat puhehenkilöt ovat henkilöitä, jotka osaavat sanoittaa monimutkaisia asioita ymmärrettävästi ilman yrityksen omaa jargonia, ovat aitoja ja vastaavat kysymyksiin asiallisesti ja selkeästi. Taitava puhehenkilö pystyy olemaan näkemyksellinen, toimimaan harkitusti median kanssa ja herättämään olemuksellaan luottamusta erilaisissa tilanteissa. Myös oma persoona saa näkyä, etenkin tilanteissa, joissa yhtiö tavoittelee ansaitun median näkyvyyttä esimerkiksi henkilö- ja uratarinoidensa kautta.

Kun haastatteluun on valmistautunut hyvin ja ydinviestit ovat selkeästi mielessä, pysyy haastattelutilanne hallittuna ja puhehenkilö pystyy tuomaan esiin myös uusia näkökulmia.

Puhehenkilön tehtävä on rakentaa luottamusta

Puhehenkilön rooli ei ole vain välittää tietoa, vaan myös rakentaa luottamusta. Keskeistä tässä on avoimuus ja johdonmukaisuus. On äärimmäisen tärkeää, ettei puhehenkilö lähde spekuloimaan asioilla, joista hänellä ei ole tietoa tai vastaamaan kysymyksiin, jotka eivät kuulu hänen vastuualueelleen. Provosoitumista ja toimittajan ärsyttämistä on myös syytä välttää.

Tarkkaan harkitut lausunnot, ydinviesteissä pysyminen ja rönsyilyn välttäminen ovat erityisen tärkeitä silloin, kun yritys on mainekriisin keskellä.

Kriisitilanteissa puhehenkilön merkitys korostuu. Silloin yleisö arvioi tarkkaan, mitä puhehenkilö sanoo sekä myös tapaa, jolla asiat sanotaan. Äänenpainot sekä nonverbaalinen viestintä, kuten ilmeet, eleet ja yleinen olemus vaikuttavat vahvasti siihen, millainen mielikuva kriisitilanteesta, sen hoitamisesta ja sitä myötä organisaatiosta syntyy.

Puhehenkilönä voi toimia myös muu kuin toimitusjohtaja

Välillä yrityksissä ajatellaan, että puhehenkilöksi mediaan ja lausuntoja sekä näkemyksiä antamaan sopii vain toimitusjohtaja tai viestintäjohtaja. Ajatellaan, että koska toimitusjohtajalla on valta päättää, on hänellä myös valtaa sanoa. Viestintäjohtaja koetaan taas parhaaksi henkilöksi antamaan hallittuja lausuntoja.

Hieman pienemmissä yhtiöissä usein on luontevaakin, että mediayhteydet on keskitetty toimitusjohtajalle. Isommissa organisaatioissa on kuitenkin tärkeää pyrkiä tunnistamaan monipuolisesti puhehenkilöitä organisaation sisällä. Olemme paikoin huomanneet, että asiantuntijoiden potentiaali toimia yrityksen kasvoina ja edustajina herkästi unohtuu tai sitä ei ole hoksattu hyödyntää. Mediaa ja yleisöä kiinnostavat kovasti juuri tarinat ja ihmiset yrityksen mahdollistamien ratkaisuiden, innovaatioiden ja ilmiöiden takana.

Jokaisesta yrityksestä löytyy henkilöitä, jotka voivat kertoa yrityksen tarinaa oman ura- tai henkilötarinansa näkökulmasta tai päivittäisen työnsä kautta. Mieleenpainuvilla henkilötarinoilla voidaan tavoittaa uusia kohderyhmiä ja parantaa yrityksen työnantajamielikuvaa.

Mediatyötä asiakkaillemme tehdessämme selvitämmekin, millaista asiantuntijuutta organisaatiossa asuu. Timanttisimmat juttukulmat, tarinat ja asiantuntijat löytyvät usein valmiina yrityksen sisältä, joten pyörää tarvitsee harvoin keksiä uudestaan. Kiehtovaa työssämme onkin oivalluttaa asiakkaitamme tuoreista näkökulmista ja kiinnostavista henkilöistä, joiden potentiaalia asiakas ei ole vielä itse ymmärtänyt hyödyntää.

Puhehenkilöksi ei synnytä – valmennus kehittää mediaviestintätaitoja

Moni ajattelee, että hyväksi esiintyjäksi joko synnytään tai ei synnytä. Todellisuudessa kyse on taidosta, jota voi harjoitella kuin mitä tahansa muuta työelämätaitoa tai vaikkapa urheilulajia.

Rud Pedersen Finlandin mediavalmennusten yksi keskeisimmistä hyödyistä on mahdollisuus harjoitella realistisia haastattelutilanteita turvallisessa ympäristössä. Tavoitteena on tunnistaa, mikä puhehenkilön esiintymisessä toimii ja missä on vielä kehittymisen varaa. Valmennuksessa yrityksen puhehenkilöille luodaan heidän rooliinsa sopivia fiktiivisiä, mutta realistisia harjoituksia, jossa pääsee konkreettisesti harjoittelemaan haastattelutilanteessa olemista. Harjoitukset voivat sisältää myös haastavia kysymyksiä, jolloin pääsee tutustumaan siihen, miltä haastattelu paineen alla voisi tuntua. Kokemus tuo varmuutta median kanssa toimimiseen sekä harkittujen ja hallittujen haastattelulausuntojen antamiseen.

On tärkeä muistaa, että kyseessä ei ole kuitenkaan taito, jonka voi kerran oppia ja sen jälkeen unohtaa. Maailma, keskustelukulttuuri ja media muuttuvat jatkuvasti, joten puhehenkilöiden on tärkeä kehittää osaamistaan toistuvasti. Parhaimmillaan mediatyö onkin jatkuvaa oppimista.

Hyvät puhehenkilöt ovat ihmisiä, jotka ovat motivoituneita harjoittelemaan ja kehittymään sekä ottavat palautetta vastaan kerta toisensa jälkeen, vaikka kokemusvuosia tai aiempia mediavalmennuksia olisikin kertynyt.

Lue lisää valmennuksistamme täältä ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme, mikäli yrityksesi haluaa kasvattaa ansaitun median näkyvyyttään tai kehittää taitojaan median kanssa toimimisessa.

Rud Pedersenillä konsulttina työskentelevä Tiia Siirde keskittyy erityisesti viestintäkonsultointiin. Hän on mediaviestinnän, PR:n ja markkinointiviestinnän sekä ihmisten välisen vuorovaikutuksen ammattilainen.